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Ist Ihnen bereits aufgefallen, dass Projektmanagement keineswegs plus nur ein professioneller Begriff ist? Sie haben sicherlich schon bemerkt, dass Projekte alle Bereiche des Lebens beeinflussen. Ganz gleich wohin wir schauen, verfolgen uns Projekte ein Leben lang - immer und überall.

Projekte sind im Leben verankert

Falls Sie beispielsweise Plan, ihre Wohnung während Ihrer Urlaubstage zu renovieren, ist dies bereits ein Projekt. Auch Vorbereitung auf Prüfungen, To-Do-Listen für anstehende Ereignisse oder Bücher, die sie lesen möchten - dies sind alles Projekte. D.h. also, dass Projekte überall in unserem Leben vertreten sind und wir sie kaum ignorieren können.

Ist es deshalb nicht offensichtlich, dass das Planen und das Ausführen von Projekten zu den wichtigsten Fähigkeiten im Leben gehört? Da ist es besonders erstaunlich, dass der Großteil von Organisationen kaum über diese Fähigkeiten verfügt bzw. sie im Alltag anwendet. Deswegen ist es auch kein Wunder, dass viele Projekte von Anfang an scheitern. Denn sie haben oft weder klar definierte Ziele, noch bestimmte Methoden, die sie befolgen.

Wieso gibt es Methoden zum Projektmanagement?

Gerade weil Projekte so eine wichtige Rolle in unserem Leben spielen, haben kluge Köpfe über die Jahre viele verschiedene Methoden und Vorgehensweisen für das Projektmanagement entwickelt. Alle Ansätze haben ihre eigenen vor-und Nachteile. Methoden reichen vom strikten vor Planen aller Aufgaben und Zeitfenster bis hin zu agilen Methoden, die sich Veränderungen, Verbesserungen und der Zusammenarbeit im Team anpassen.

Welche Methode nun für sie als Unternehmer geeignet ist, kann Ihnen keine Internetseite bzw. kein Buch der Welt zu 100% verraten. Denn viele Teams bemerken erst in der Praxis, welche Methode zu Ihnen Sie am besten passt.

Doch eines kann gesagt werden. Software-Tools zur Projektplanung sind mittlerweile nicht mehr aus modernen Teams wegzudenken. Denn sie erfüllen die Projektplanung und geben ihr viele Vorteile. So lässt sich Zeit sparen und der Prozess effizienter gestalten.

Die meisten Tools basieren auf zwei Methoden: Das Gantt-Diagramm oder das Kanban-Board. Deshalb spricht man oft von einem online Kanban oder online Gantt-Diagramm, da die Software auf einer Cloud liegt.

Was ist das Gantt-Diagramm?

Ein Gantt-Diagramm besteht im Wesentlichen aus zwei Achsen. Die horizontale zeigt eine Zeitlinie für das Projekt. Die vertikale Achse hingegen visualisiert alle Aufgaben, die zu erledigen sind.

Besonders die Zeitachse macht das Gantt-Diagramm zu einem mächtigen Werkzeug. Denn dadurch lassen sich Aufgaben vor Planen.

Auf diese Weise lassen sich besonders Deadlines gut managen und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben leicht aufzeigen. Außerdem wird der Fortschritt eines Projekts durch die Visualisierung der Zeitlinie auf einen Blick ersichtlich.

Doch das Gantt-Diagramm ist nicht unbedingt die geeignetste Methode für ein Unternehmen bzw. für eine Organisation sein. Denn besonders bei größeren Projekten kann diese Methode Probleme verursachen, da die zwei Achsen so für Chaos und ein Durcheinander sorgen. Projektmanager müssen außerdem lange Zeit damit verbringen, die Diagramme zu aktualisieren.

Das Kanban-Board - Die bessere Alternative?

Das Kanban-Board kommt aus dem japanischen und kann grob als „Karte“ oder „Zeichen“ übersetzt werden es wurde ursprünglich bei der Manufaktur in Unternehmen eingesetzt.

Grundsätzlich besteht es aus drei Spalten, die in der klassischen Variante oft auf einer Wandtafel mithilfe von Haftnotizen visualisiert werden. Jede der drei Spalten steht für eine Prozessphase. Die erste lautet „To-do“, die zweite „in Bearbeitung“ und die dritte „fertiggestellt“.

Projektmanager können auf Wunsch weitere Spalten hinzufügen. Allerdings ist dies das Grundgerüst von einem Kanban-Board.

Die Vorteile eines Kanban-Boards

Insbesondere Produktions-und Entwicklungsprozesse werden durch Kanban-Boards vereinfacht. Manager und Teammitglieder können auf einen Blick sehen, was sie tun müssen, welche Aufgabenbereiche sie derzeit übernommen haben und was noch bevorsteht.

Auf diese Weise kann die Projektplanung auf unkomplizierte Weise umgesetzt werden. Außerdem zählt es zu den einfachsten Methoden, um größere Projekte in kleinere Arbeitsschritte zu unterteilen.

Der Nachteil ist allerdings, dass Kanban-Boards nicht so ergebnisorientiert sind wie Gantt-Diagramme. Denn es gibt keine bestimmte Zeitlinie, die einzuhalten wäre.

Kanban Board Online

Obwohl es sich bei dieser Methode um eine Arbeitsweise mit einer Wandtafel und Haftnotizen handelt, gibt es mittlerweile auch online-Versionen. Dies ermöglicht Teammitglieder, effizienter miteinander zu arbeiten und Workflow leichter zu überblicken. Ein Beispiel für ein online Kanban finden Sie hier: https://kanbanize.com/de/.

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