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Mannheim 01.08.2010 – büroarchiv lautet der Name der neuen digitalen Archivierungslösung, die mit vier Schlagwörtern beschrieben werden kann: bedienerfreundlich, kompakt, mittelstandsgerecht und sicher.

büroarchiv ist eine kompakte digitale Archivierungslösung, die mittelständischen Unternehmen Zeit und Kosten beim Archivieren von Dokumenten einsparen wird. Zudem besteht eine Konzentration auf die für Mittelständler relevanten Leistungsmerkmale. „Wir haben wissentlich auf ein technisch und kostenmäßig aufwendiges Datenmanagementsystem verzichtet und die Lösung so für die Arbeitsabläufe in mittelständischen Unternehmen optimiert, erklärt Geschäftsführer Jonny Thewes. „Auch zeichnet sich diese Lösung besonders durch eine benutzerfreundliche Oberfläche, durch eine übersichtliche Benutzerverwaltung und damit eine kurze Einarbeitungszeit für die Benutzer aus“, so Jonny Thewes weiter.

Bei büroarchiv handelt es sich um eine geschlossene Kompaktlösung, in der Hard- und Software integriert sind. „Der Archivzugriff findet über einen Standardbrowser statt wie zum Beispiel Internet-Explorer, Firefox oder Opera. Eine SQL-Datenbank ist nicht notwendig“, erklärt IT-Techniker Christian Picht. „Installationen auf den einzelnen Arbeitsplätzen sind ebenfalls nicht erforderlich“. Jonny Thewes bringt es auf den Punkt: „Daten und Dokumente können damit schnell und unkompliziert archiviert, gesucht, wiedergefunden und natürlich gesichert werden.“ Die automatische OCR-Texterkennung aus TIFF-Dateien erleichtert das Suchen innerhalb der Dokumente besonders. Um die Suche zusätzlich noch effizienter zu gestalten ist eine individuelle Verschlagwortung optional wählbar. Auch zu erwähnen ist, dass eine kundenseitige EDV-Administration nicht erfolgen muss, da büroarchiv anschlussfertig von Büroplan geliefert und in Betrieb genommen wird.
Es werden alle gängigen Dateiformate wie PDF, TIFF, TXT, JPG, PNG, GIF, BMP, Excel und Word unterstützt. Zudem ist büroarchiv für WINDOWS, MAC, UNIX und LINUX geeignet. büroarchiv ist in allen IP-basierten Netzwerken einsetzbar und unterstützt alle netzwerkfähigen Scanner und Multifunktionssysteme.
„Die eingescannten Daten werden automatisch in PDF/A Dokumente umgewandelt, somit können diese Daten garantiert auch noch nach Jahren gelesen werden. Zudem wird die Originaldatei mitarchiviert, welche direkt mit dem umgewandelten PDF/A Dokument verknüpft wird. Gesucht wird in der ebenfalls automatisch erstellten XML-Datei, die jeder umgewandelten PDF/A-Datei angehängt wird, was eine schnelle und komfortable Suche nach den archivierten Dokumenten möglich macht“, so Christian Picht. Die Suche ist dann über Volltext, Schlagwörter, Projektname oder das Erstellungsdatum möglich. Die externe Sicherung der Daten schützt vor Datenverlust und kann direkt beim Kunden über zwei unterschiedliche Wege erfolgen. Zum Einen ist es möglich Daten auf externen Datensicherungslaufwerken (z.B. USB fähiges Bandlaufwerk oder USB-Platten), zum Anderen über eine Netzwerkfreigabe auf dem jeweiligen Kunden-Server zu sichern. Auch schon evtl. vorhandene Datensicherungssysteme des Kunden können verwendet werden.


Über die Büroplan Bürotechnik GmbH

Büroplan, mit Sitz in Mannheim, wurde 1986 gegründet und beschäftigt heute 25 Mitarbeiter. Als in der zweiten Generation familiengeführtes mittelständisches Unternehmen verfügt Büroplan über einen großen Erfahrungsschatz und bietet seinen Kunden mehr als nur Kopiersysteme: Büroplan ist der kompetente Komplettanbieter für individuelle Lösungen in den Bereichen Scannen, Archivieren, Drucken und Kopieren.

Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an
Mariko Thewes, Mitglied der Geschäftsführung
Telefon +49 621 483670, mariko.thewes@bueroplan.de

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